مدیر بودن در ظاهر می‌تواند کاری راحت و لذت بخش جلوه کند، اما همه چیز این گونه نیست. تا به حال به این موضوع فکر کرده‌اید که یک مدیر چگونه می‌تواند سازمانی بزرگ را اداره کند. همچنین مدیریت پرسنل آن را به خوبی انجام دهد؟ جالب است بدانید که مدیریت همانقدر که جذاب و با ابهت است، سخت نیز هست. هرچقدر که سازمان بزرگتر باشد سختی‌های کار نیز بیشتر می‌شود.
مدیریت کاری است هنرمندانه و آنقدر ظریفانه باید انجام گیرد که رسیدن به هدف سازمان را به‌مراتب راحت‌‌تر کند. گاهی اوقات رفتارهای نادرست مدیران باعث می‌شود تا کارمندان فقط از روی اجبار وظیفه‌یشان را انجام دهند. از این رو دیگر نسبت به کارشان احساس مسئولیت ندارند، اما یک مدیر خوب می‌تواند برخورد مناسب را نشان دهد و کارمندانی شاداب، با احساس مسئولیت و متعهد به سازمان پرورش دهد.
مدیر چه خصوصیاتی می‌تواند داشته باشد تا شکاف مدیریتی خود را با پرسنل از بین ببرد؟ قبل از هر چیزباید بدانیم مدیریت پرسنل چیست؟ و چه شرایطی دارد؟
نحوه رفتار مدیریتی با پرسنل
مدیر پرسنل و مدیریت پرسنل
مدیر یک سازمان وظایف مختلفی دارد که یکی از آنها مدیریت پرسنل است. در واقع این کار به صورت استخدام، حفظ نیروی کار، بررسی و ارزیابی فعالیت نیروها، هدایت نیروی افراد برای کمک به اهداف سازمانی فردی و اجتماعی و… است. گاهی اوقات افراد ممکن است مدیریت پرسنل را همان مدیریت بنامند، اما مدیریت پرسنل در اصل وظایف بخش منابع انسانی در سازمان یا مدیریت پرسنل را شامل می‌شود که مدیر پرسنل نیز همگام با این بخش کار می‌کند.
هر چه مدیریت پرسنل و هدایت آنها بهتر صورت گیرد، بدون شک می‌تواند تاثیر بسیار مثبتی بر روی رسیدن شرکت به اهداف خود داشته باشد.
در شرکت‌های بزرگ برای اینکه مدیریت پرسنل به درستی انجام گیرد، یک مدیر جداگانه برای این سمت انتخاب می‌شود. این فرد باید توانایی ارتباط موثر با دیگران را داشته باشد.
همچنین بداند با هر فرد با خصوصیات اخلاقی مشخص چگونه باید برخورد کند و چگونه می‌تواند در حل مشکلات کارمندان موثر واقع شود.
شرح وظایف مدیر پرسنل
همانطور که گفته شد این مسئول، مدیریت بخش کارمندان را برعهده دارد و ممکن است عملکرد مدیریتی و عملیاتی را هم در اختیار داشته باشد.
وظایف و کارهای این سمت به صورت زیر خلاصه می‌شود:
مدیر سیاست‌های مربوط به کارمندان یا نیروی کار را طراحی می‌کند.
وی به تمام مدیران بخش‌های مختلف مانند خط تولید روابط عمومی و غیر و مشاوره می‌دهد و در هنگام بروز مشکلات کاری آنها را راهنمایی می‌کند؛
به عنوان یک مشاور مشکلات و شکایت کارمندان را مورد رسیدگی قرار می دهد و آنها را برای حل مشکلات خود یاری می‌دهد.
مدیریت پرسنل باید ارتباط مستقیم با کارمندان داشته باشد تا بتواند فعالیتهای خود را بهتر انجام دهد.
یکی دیگر از وظایف مدیریت پرسنل برنامه ریزی نیروی انسانی، کارهای استخدام، آموزش و توسعه فردی و کاری هر نیرو است.
بررسی ورود و خروج کارمندان، برنامه کاری، ماموریت‌ها، افزایش یا کاهش میزان حقوق و دستمزد نیز بر عهده مدیریت پرسنل است.
یک مدیر باید بداند که چگونه با کارکنان خود باید برخورد کند تا مشکلات به وجود آمده حل شده و امکان بروز مشکلات به مراتب کمتر شود.
این که مدیریت پرسنل در هر موقعی چه رفتاری از خود نشان دهد و عملکرد وی چگونه باشد، در هر زمان بسته به شرایط ممکن است تغییر کند. یک مدیر لایق این نکته‌ها را می‌داند و آنها را مورد توجه قرار می‌دهد.
نحوه برخورد مدیر با کارکنان
مدیر باید بیش از هر کس ابتدا روی خود کار کند و بتواند شخصیت خود را تا حدی ارتقا دهد که هم از نظررفتار هم عملکرد کاری یک شرکت را هدایت کند.
مدیریت پرسنل به علت این که با انسان‌ها سروکار دارد، باید بتواند مهارت‌های ارتباطی بهتری را از خودنشان دهد و نیاز دارد تا انعطاف پذیری بیشتری را در خود پرورش دهد.
اولین مسئله‌ای که در مدیریت پرسنل باید مدنظر قرار گیرد نحوه برخورد مدیر با کارکنان است. در اصل هنگامی که شرایط عادی است مدیر باید رفتار خود را با کارمندان مناسب کند.
ممکن است در شرایط غیر عادی و هنگامی که مشکلی بروز می‌کند این روند تغییر کند و نیاز باشد تا به گونه ای دیگر رفتار شود.
با توجه به این که فعالیت های موسسه یا شرکت چیست؟ و شرایط چگونه است؟ نحوه برخورد مدیرپرسنل نیز متفاوت خواهد بود. در ابتدا دو نوع سبک مدیریتی را تعریف می‌کنیم و در ادامه بهترین برخوردمدیریت پرسنلی را در شرایط گوناگون مورد بررسی قرار می دهیم.
۱- سبک مشارکتی
بسته به نوع شرکت و بلوغ کارکنان هر یک می‌تواند مورد استفاده هنگامی که کارمندان به توانایی لازم رسیده‌اند که خودشان در برخی امور مدیریت را بر عهده گیرند، نیازی نیست که مدیر تمام کارها را خود بر عهده بگیرد و وظایف خود را بیشتر کنند؛ این سبک مشارکتی نامیده می‌شود.
۲- سبک آمرانه
برخی شرکت‌ها و موسسات نیازمند جدیت و سختگیری بیشتری هستند و باید سبک آمرانه برای مدیریت آنها در نظر گرفته شود. موسسات نظامی یکی از گروه‌های هستند که سبک آمرانه در مدیریت پرسنلی اولویت دارد.
نقش مدیریت پرسنل در استخدام و پاداش کارکنان
زمانی که بحث استخدام پیش می‌آید مدیریت پرسنلی اولین فعالیتهای خود را انجام می‌دهد. در زمان استخدام علاوه بر اینکه مدارک و مهارت‌های فردی مورد توجه قرار می‌گیرد، باید رفتارها و شخصیت کارمند نیز بررسی شده و مد نظر قرار گیرد.
پس از اینکه استخدام انجام شد و هر کارمند در سمت مربوط به خود قرار گرفت مدیریت پرسنلی باید مسائل مربوط به هر یک را بررسی کند. ابتدا سبک مدیریتی خود را بسته به شرایط کاری و اهداف شرکت پیدا کنید.
همچنین اگر می‌خواهید مدیریت پرسنلی خود را بهبود بخشید و کار سازمان را با مشارکت کارکنان بهتر اداره کنید، باید برای کارکنان فعال با در نظر گرفتن پاداش، انگیزه ایجاد کنید.
پاداش و تشویق همیشه عاملی انگیزاننده است و باعث می‌شود تا فرد بهتر کار خود را انجام دهد؛ البته پاداش باید به کارهای اختصاص داده شود که مورد نظر و مطلوب سازمان است.
همیشه پاداش اثر بیشتری نسبت به تنبیه دارد و بهتر است جایگزین آن شود و از طرفی باعث می‌شود تا رفتار مدیریتی شما بهتر جلب کند و کارکنان خاطرات بهتری با شما داشته باشند.
این امر سبب می‌شود تا احساس مسئولیت بیشتری نیز در قبال کار بکنند. اعطای پاداش همیشه نمی‌تواند مادی باشد گاهی یک تشکر و قدردانی در جلسه از کارکنانی که کار خود را به خوبی انجام دادند بهترین پاداش برای آنهاست و سبب می‌شود تا دیگر کارکنان نیز در آینده از سبک کاری آنها و مسئولیت پذیری بیشتر الهام بگیرند.
نحوه مدیریت پرسنل ناراضی
گاهی اوقات شرایط کاری به گونه‌ای پیش می‌رود که برخی کارمندان از وضعیت موجود ناراضی می‌شوندو شرایط را قبول ندارند این افراد به هر دلیلی ممکن است نسبت به محیط کاری حس خوبی نداشته باشند. نقش مدیریت پرسنلی در این مواقع این است که مشکل را حل کرده و انگیزه کافی را برای کارمندان به وجود آورد.
ممکن است هر کارمندی در بازه‌های زمانی خاصی احساس نارضایتی کند و اینکه این زمان چگونه مدیریت شود و مشکلات چگونه حل شوند می‌توانند از این کارمند ناراضی، کارمندی مفید بسازد؛ ولی در صورتی که رضایت شغلی کارمندان جلب نشود، بدون شک نارضایتی‌ها بیشتر خواهد شد حتی ممکن است اتفاقات بدتری مانند شکایت از کارفرما و استعفا و یا کارشکنی کارمندان اتفاق افتد.
تکنیک‌هایی که در زیر بررسی می‌شود می‌شود از مدیریت پرسنلی خوب انتظار می‌رود این کار باعث می‌شود تا از سازمان خود محافظت کنید.
۱- مشکل را شناسایی کنید؛
الف: ارزیابی وضعیت
وضعیت را ارزیابی کنید قبل از اینکه تصمیم بگیرید چه رفتاری با کارمند ناراضی داشته باشید باید وضعیت آنها را بررسی کنید. فکر نکنید، چون قبلاً کسی اعتراضی نداشته پس یعنی شرایط همیشه عالی بوده است. گاهی اوقات این شرایط از ابتدا نامناسب بوده ولی الان کارمندان نمی‌توانند آن را تحمل کنند. این مسئله نشان می‌دهد که شما دیر متوجه مشکل شده‌اید. برای جلوگیری از این مسائل می‌توانید باآزمون‌های دوره‌ای و یا مصاحبه‌ها در دوره‌های مختلف، مشکلات احتمالی موجود را بررسی کنید. صندوق انتقادات و پیشنهادات می‌تواند در این زمینه بسیار موثر باشد.
ب: گفتگو با کارمندان ناراضی
با کارمند ناراضی صحبت کنید. اگر تصمیم دارید با کارمند ناراضی خود صحبت کنید. خوب به حرفهای وی فکر کنید. ابتدا به حرفهای او به خوبی گوش دهید شرایط را کاملاً زیر نظر داشته باشید سکوت کنید،صحبت‌های بیجا نداشته باشید و قضاوت‌های سریع نکنید؛ زیرا در این صورت کارمند ناامید‌‌تر می‌شود و مشکلات سخت‌‌تر حل می‌شوند.
پ: شنونده‌ای فعال باشید
شنونده خوبی برای کارمندان تان باشید. گاهی اوقات ممکن است ریشه مشکلات حتی در بیرون از محیط کار باشد در این صورت اگر در این زمینه مسئولیتی ندارید باز هم در صورتی که آگاهی دارید، می‌توانیدمشاوره‌های را به فرد بدهید.
با گوش دادن فعال نشان می‌دهید که کارمندانتان برایتان ارزشمند هستند و متقابلا او نیز به شما و سازمان تان متعهدتر و وفادارتر خواهد شد.
۲- برای مشکل راه حل پیدا کنید؛
الف: زمان را هدر ندهید
به حل مشکلات کارمندان ناراضی بپردازید هیچ وقت منتظر نمانید تا مشکلات خودشان حل شوند. اهمال کاری اصلا خوب نیست هر چه زمان رسیدگی به مسائل را بیشتر کنید درد کارمندانتان عمیق‌‌تر می‌شود واین مساله باعث می‌شود که مشکل برای شما نیز جدی‌‌تر شود.
شاید این موارد برای شما خوشایند نباشد؛ ولی چالش‌های است که باید آنها را با برنامه ریزی هدفمند پشت سر بگذارید و در همان وهله‌های اول از بین ببرید.
ب: آرامش را القا کنید
اجازه دهید کارمندانتان احساس آرامش کنند که مدیری مثل شما دارند. در این صورت وفاداری ایشان به شما نیز بیشتر می‌شود.
پ: رفتاری محترمانه داشته باشید
در برخورد با کارمند ناراضی اگر احساس می‌کنید که کارمندتان به شما بی احترامی می‌کند یا رفتار مناسبی ندارد، شما هم ممکن است ناراحت شوید، اما به عنوان یک بالادست نباید خودتان را تحت کنترل شرایط قرار دهید. شاید دلیل اصلی نارضایتی از عملکرد بد خودتان باشد.
اگر مدیریت پرسنلی نداند که چگونه با افراد در محیط کار برخورد کند ممکن است این مشکلات سریعتر پیش آید. سعی کنید شرایط را مدیریت کنید، ولی اگر مسئله جدی‌‌تر شد محل را ترک کنید و به آنها اجازه بدهید که در خلوت خود بر خشم خود فائق آیند. گذر زمان باعث می‌شود تا رفتار خود را تصحیح کنند. برای حل مشکلات به افراد زمان بدهید.
۳- روی توسعه مهارت‌های فردی خود کار کنید؛
گاهی اوقات نیاز است روی خودتان هم کار کنید. شاید مشکل بدین صورت حل شود. موارد زیر را حتما برای حل مشکل به کار گیرید.
الف: عجول نباشید
باید بدانید که مشکل در گذر زمان به وجود آمده است و برای حل آن نیز باید زمان در اختیار کارمندان وخودتان قرار دهید؛ اما رهنمودهای مورد نیاز را در اولین زمان ممکن به آنها بدهید. با آنها مشورت کنید،صحبت کنید، راهنمایی کنید؛ ولی به آنها زمان بدهید.
ب: نحوه مدیریت خود را بررسی کنید
مشکلات مدیریتی را در خود برطرف کنید و اجازه دهید در گذر زمان مسائل بر روی هم تاثیر بگذارند و روندنارضایتی با مرور حل شوند. گاهی اوقات نیاز است که بیش از یک جلسه با کارمند خود صحبت کنید.در هر زمان با توجه به پیشرفت‌هایی که حاصل شده است راهکارهای موثرتر و قوی‌‌تری ارائه دهید.گاهی اوقات ممکن است رفتارهای یک کارمند برای شما مسخره و غیر منطقی باشد، باز هم نیاز است تا با گذر زمان به او بفهمانید که رفتارش نادرست است.
۴- جمع بندی نهایی داشته باشید؛
در نهایت سعی کنید به یک نتیجه درست دست یابید و مسئله را نیمه کاره رها نکنید. سعی کنیدتلاش‌هایی را که برای رسیدگی به مشکل انجام می‌دهید بررسی کرده و نتایج را ثبت کنید. در آخر می‌توانید با توجه به نتایجی که به دست آورده اید، در مراحل بعد، در برخورد با دیگران نیز از آنها استفاده کنید.
ممکن است هر سمتی برای هر کسی مناسب نباشد. همیشه هم منتظر حل و فصل شدن همه مشکلات نباشید. گاهی اوقات باید بپذیریم، برخی مسئولیت‌ها ممکن است برای یک کارمند مناسب نباش؛ از این رو هنگامی که تمام تلاش خود را می‌کنید ولی نتیجه ای پیدا نمی‌کنید نشان دهنده این است که کارمند خودرا به درستی انتخاب نکرده اید یا محافظ مهارت‌های لازم را برای انجام وظیفه خود در این سمت ندارد.
علاوه بر تقویت مهارت‌های مدیریت رفتار سازمانی که به آن نیاز دارید، در بخش مالی و اداری نیز باید امور مربوط به کارکنان را انجام دهید.
اینکار نیز باید با دقت بالایی انجام گیرد و روش‌های هوشمندانه‌ای برای آن در نظر گرفته شود؛ اما یک مدیرپرسنل چه فعالیت‌هایی در این زمینه دارد و آنها را چگونه باید انجام دهد؟
مدیریت امور مالی و فعالیتهای کارمندان
یکی دیگر از وظایفی که مدیریت پرسنلی دارد، مدیریت بخش مالی و نحوه انجام کار کارمندان است. دراین بخش مدیریت باید تمام برنامه کاری پرسنل، وظایف، مسئولیت‌ها و… را مورد بررسی قرار دهد.همچنین میزان افزایش یا کاهش حقوق، ساعت کاری کارمندان، اضافه کاری و… همگی باید بررسی شوند. در گذشته این کارها بسیار زمان بر بود و برای هر کارمند باید لیستی جداگانه و با بررسی دقیق انجام می‌شد که در بیشتر مواقع نیز با بی دقتی همراه بود.
با پیشرفت تکنولوژی در حال حاضر نرم‌افزارهای مختلفی وجود دارند که این کار را با دقت بسیار بیشتر وزمان کمتری انجام می‌دهند. نرم افزارها کاربردهای مختلفی دارند و با توجه به نیاز شرکت می‌توان انواع مختلف آن را مورد استفاده قرار داد.
نرم افزارهای مدیریت پرسنل و کاربرد آنها
مهمترین نرم افزاری که در مدیریت پرسنلی مورد استفاده قرار می‌گیرد، در بخش اتوماسیون اداری است که به هر کاربر یک یوزر نیم و پسورد داده می‌شود. کاربر در این اتوماسیون می تواند مدیریت پرسنل یا کارمندان باشند.
۱- نرم‌افزار مکاتبات اتوماسیون پرسنل
کارمند به کمک آن می‌تواند برای ورود و خروج و سایر تقاضاهای خود با مدیریت ارتباط برقرار کند. همچنین فعالیتهای مربوط به وی در آن اتوماسیون ثبت شده و می‌تواند آنها را مشاهده کند.
پرسنل نیز می‌توانند برای اعتراض به غیبت و اضافه کاری‌های خود، درخواست وام، درخواست مرخصی و… از نرم افزارهای موجود استفاده کنند و به کمک آن با مدیریت ارتباط برقرار کنند.
در این صورت مکاتبات خود را به صورت امن و بدون نیاز به زمان زیادی انجام می‌دهند و این موارد دراتوماسیون ثبت شده و در زمان‌های بعد نیز مورد بررسی قرار می‌گیرد تا در صورت بروز اشتباه قابل دسترسی راحت‌‌تر باشد.
۲- نرم افزار اتوماسیون مدیریت سازمان
این اتوماسیون برای مدیریت پرسنل نیز وجود دارد و مدیریت پرسنلی این امکان را دارد که در هر زمانی تغییرات مربوط به هر کارمند را در آن بررسی یا اعمال کند. همچنین برای فعالیتهای مانند محاسبه وپرداخت حقوق و دستمزد، محاسبه ورود و خروج برای تعیین غیبت و تاخیر، اضافه کاری کارمندان و مواردی از این قبیل مورد استفاده قرار می‌گیرد.
بخش مدیریت پرسنلی فعالیتهای مانند مدیریت بودجه، گزارشات مدیریتی، درآمد شرکت، ضرر و زیان‌ها و… را در این اتوماسیون بررسی و تنظیم می‌کند.
این کارها می‌تواند به صورت اتوماتیک تنظیم شود و با یک بار وارد کردن اطلاعات اولیه، اطلاعات وابسته به آن نیز اعمال شود. از این رو کار با دقت و سرعت بسیار بهتری انجام می‌گیرد.
مدل‌های مختلفی از انواع نرم افزارها در این زمینه وجود دارد که بسته به شرایط کار، بزرگی و کوچکی شرکت، وسعت کارها و… می‌توان از آنها استفاده کرد. ممکن است برخی از بخش‌های یک نرم‌افزار برای شرکت نیاز نباشد. همچنین ممکن است نیاز باشد برخی قسمت‌ها به آن اضافه شود که قبل از تهیه هریک از این نرم افزارها باید مشاوره گرفت.
مدیریت پرسنلی صحیح با مبنا مشاور
اگر مدیری هستید که دوست دارید روز به روز بیشتر پیشرفت کنید، باید همیشه علم خود را به روز نگه دارید.مبنا مشاور که سرشار از مقالات در زمینه مدیریت و توسعه کسب وکارهاست، به شما کمک می‌کند تا نحوه مدیریت صحیح پرسنل را بشناسید و از آنها بهره ببرید.
حتی اگر به عنوان کارفرما نیاز به استخدام نیرو دارید مجموعه مبنا مشاوربا در نظر گرفتن فاکتورهای مختلفی همچون آزمون‌های استخدامی و گزینش کارجویان، به شما نشان می‌دهد که کدام افراد برای موقعیت شغلی که در نظر دارید، مناسب‌‌تر هستند. در این صورت انتخابی هوشمندانه از بهترین کارمندان خواهید داشت.
