اگر شما هم مالک یک کسب­‌و‌کار، شرکت یا مرکز تجاری و… باشید، حتماً به دنبال روش‌های تهیۀ آیین­ نامه انضباطی هستید تا بتوانید قدم­‌های اولتان را محکم و درست بردارید. در ابتدا بهتر است با مفهوم و چیستی آیین­‌نامه‌­های انضباطی آشنا شویم. آیین‌­نامه انضباطی جزو مهم­ترین و اصلی‌­ترین مدارک بایگانی در شغل حسابداری است. البته تهیه و اخذ این آیین‌­نامه جزو وظایف یک حسابدار نیست، ولی به هر حال یکی از مدارکی است که برای حسابداران قابل استناد است و آشنایی با روش تنظیم و تهیۀ آیین‌­نامه انضباطی می­‌تواند یاری­‌گر حسابدار در اجرای هرچه بهتر وظایفش باشد.

چرا باید آیین نامه انضباطی تهیه کنیم؟

آیین نامه انضباط کار چگونه تنظیم می‌شود؟

تنظیم آیین نامه انضباط کار مراحل متفاوتی دارد؛ از نگارش آن در فرمی استاندارد و بر اساس قوانین گرفته تا مراحل اداری که بایستی طی شوند تا به مرحله تأیید نهایی و ابلاغ برسد.

نحوه نگارش آیین نامه انضباط کار

نگارش یک آیین نامه انضباطی، متضمن نگاهی بلندمدت به اهداف سازمان/کارگاه/شرکت و جنس وظایف کارکنان است. ما سعی کردیم که فهرستی استاندارد در اختیار شما قرار دهیم؛ لکن می‌توانید بسته به نیازهای درون‌سازمانی خود، موارد زیر را خلاصه‌تر کرده یا توسعه دهید.

1. مقدمه

در مقدمه آیین نامه انضباط کار، اهداف مورد توجه، اطلاعات شرکت/کارگاه/سازمان و مراجع تأییدکننده نوشته می‌شوند. اهداف جنبه الزام‌آوری نداشته اما از لحاظ مواجهه کارکنان با موارد الزام‌آور بعدی، مفید هستند و پیشنهاد می‌شود تا با دقت کافی نوشته شود.

2. کمیته انضباط کار

به‌منظور رسیدگی به تخلفات، نهادی تحت عنوان کمیته انضباط کار تشکیل می‌شود که متشکل از تعدادی از افراد به‌عنوان نماینده کارفرما و تعدادی از افراد به‌عنوان نماینده کارگران است. همچنین، از میان سرپرستان کارگران، شخصی به‌نمایندگی سرپرستان کارگری مشخص می‌شود.

حداکثر مدت عضویت، حداقل اعضا برای به رسمیت شناختن جلسات، شرایط تعیین رئیس، نایب رئیس ودبیر و سایر موارد مربوط به کمیته، در این بخش تنظیم می‌شود.

3. تخلفات

تخلفات می‌توانند طبقات متفاوتی داشته باشند تا بسته به شدت تخلف و میزان آسیب و سوء‌نیتی که به‌همراه دارند، با تنبیهات به‌خصوص خود روبه‌رو شوند.در این بخش، توانایی آسیب‌شناسی حائز اهمیت است؛ بنابراین، استفاده از تجربیات قبلی و مشاورین اداری و فنی در این بخش، می‌تواند یک بار برای همیشه یا حداقل مدتی طولانی، یک آیین نامه انضباط کار را از اصلاحات بی‌نیاز کند!از موارد ساده‌ای مثل سهل‌انگاری در انجام وظایف تا موارد پیچیده‌ای همچون افشای اسرار و اسناد کاری،در این بخش پیش‌بینی شده و جای خواهند گرفت.

4. تنبیهات

تنبیهات تذکر کتبی، عدم پرداخت تمام یا بخشی از پاداش یا تسهیلات، تنزل مقام و محرومیت از پست‌های بالاتر تا زمانی مشخص و در آخر اخراج براساس ماده ۲۷ قانون کار را شامل می‌شوند.هر یک از موارد گفته‌شده، می‌توانند توسط جدولی تنظیم و واکنش تنبیهی به هر یک از طبقات تخلفات طرح شده باشند تا علاوه بر پیش‌بینی تخلفات، واکنش‌های تنبیهی نیز شفاف و برای متخلف قابل پیش‌بینی باشند.

5. رسیدگی

در بخش رسیدگی در آیین نامه انضباط کار، بایستی فرایند زیر مشخص شود:

گزارش← اتهام← دفاع← اتخاذ تصمیم

حداقل زمان فاصله از ابلاغ اتهام به کارگر تا دفاع از خویش ۵ روز است. همچنین، بایستی مقامات ذی‌صلاح جهت گزارش‌دهی به کمیته تعیین بشوند که می‌توانند همه افراد یک مجموعه باشند!

6. اتخاذ تصمیم، ابلاغ و اجرای تصمیم کمیته انضباط کار

در نهایت، بایستی مراحل اتخاذ تصمیم و رأی نهایی کمیته مشخص شود. فاکتورهای میزان خسارات،داشتن سوءپیشینه و وجود یا عدم وجود سوءنیت احراز شود. همچنین، فراموش نشود که در آیین نامه انضباط کار بایستی ذکر شود که کلیه آرا و تصمیمات کمیته انضباط کار قابل اعتراض در مراجع حل اختلاف کار می‌باشند تا افراد ذی‌ربط از حقوق خود آگاه شوند!

مراحل اداری مجوز آیین نامه انضباط کار

جهت قانونی بودن آیین نامه انضباط کار، طی نمودن مراحل اداری مربوط به آن الزامی است. این مراحل عبارت است از :

1. تدوین نسخه اولیه و تهیه پیوست‌های لازم

در نخستین گام، بایستی نسخه پیشنهادی کارفرما یا کارشناسان او با توجه به نکاتی که ذکر کردیم نگارش شود، توسط اعضای کمیته انضباطی امضا شود و به پیوست صورت جلسات انتخاب نمایندگان کارگران، کارفرمایان به مرجع ذی‌صلاح فرستاده شود.

2. ارجاع به اداره تعاون، کار و رفاه اجتماعی

پس از ارجاع به اداره تعاون، کار و رفاه اجتماعیِ حوزه کارگاه/شرکت/سازمان، در صورت نبود ایراد،تأییدیه نخستین مبنی بر صحت مدارک و براساس قوانین بودن آیین نامه انضباط کار پیشنهادی زده می‌شود.

3. تأیید نهایی، امضا و ابلاغ به کارکنان و کارفرمایان

پس از اطمینان کامل از حمایت قانونی اداره تعاون، کار و رفاه اجتماعی از آیین نامه انضباط کار پیشنهادی،بایستی تمامی صفحات آیین نامه به امضای اعضای کمیته رسیده و پس از بررسی مجدد اداره مذکور، به تمامی کارکنان ذی‌ربط ارجاع شود.

برخلاف تصور!

برخلاف تصور عموم افراد، آیین نامه‌های انضباطی کار تنها جنبه تنبیهی ندارند و می‌توانند دارای جوانب تشویقی نیز باشند. همچنین، تنبیهات نام‌برده‌شده هیچ‌وقت نمی‌توانند ریالی باشند و از کارکنان در قبال تخلفات، جریمه نقدی گرفته نمی‌شود؛ اما می‌تواند مزایا و تسهیلاتشان را کاهش داد. بنابراین، آیین نامه انضباط کار، یک نهاد قانونی، شفاف و کنترل‌شده است که علاوه بر حمایت از حقوق قشر کارگر، برخوردقانونی با کارگران متخلف را شفاف و به‌طور رسمی قابل پیش‌بینی می‌کند. بنابراین، این نهاد را بایستی به‌عنوان عنصری مدیریتی در یک سازمان جدی گرفت تا از مشکلات پیش رو جلوگیری کرد.